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PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata

È una casella di posta che consente l’invio e la ricezione di messaggi certificati e validi agli effetti di legge, così come la raccomandata con ricevuta A/R.
La PEC, un’eccellenza tutta italiana nata nel 2005, è una normale mail e quindi è subito recapitata nella casella del destinatario senza vincoli per la lunghezza del messaggio o del numero di allegati. È una delle basi nel processo di digitalizzazione previsto dell’Agenzia Digitale Italiana per agevolare e semplificare il dialogo con la Pubblica Amministrazione e le Aziende. Partita in sordina, si è evoluta e sviluppata fino a diventare uno degli strumenti più diffusi per la circolazione di comunicazioni formali dotate di valore legale

La PEC offre numerosi vantaggi rispetto alla raccomandata:

  • È immediata, i tempi di consegna sono quelli di una mail.
  • Fornisce prova opponibile dell’invio e della consegna. Attesta la data e l’ora in cui è stata spedita e soprattutto la data e l’ora in cui è stata ricevuta. Utilizzando la ricevuta “estesa” si possono inoltre certificare anche gli allegati. 
  • Permette risparmio di tempo e denaro non dovendo più recarsi in ufficio postale, eliminando il costo della raccomandata e i tempi di attesa per il recapito.
  • I livelli di sicurezza sono infinitamente superiori rispetto ai sistemi di posta tradizionale sia cartacea che elettronica. I gestori PEC abilitati sono tenuti a garantire dei livelli di sicurezza molto superiori rispetto ai normali sistemi di posta elettronica
  • Viene garantita l’assoluta privacy e il gestore non può in alcun modo venire a conoscenza del contenuto, né tantomeno manometterlo perché i messaggi viaggiano crittografati.
  • L’ecosostenibiltà dello strumento digitale fa risparmiare carta, trasporti e stoccaggio.

La PEC è stata resa obbligatoria per aziende, Pubblica Amministrazione e professionisti con il decreto legge 185 del 29 novembre 2008, ed è uno strumento di grande utilità per tutti.

La PEC è lo strumento migliore per comunicare con la Pubblica Amministrazione dove è necessaria una ricevuta valida sotto l’aspetto legale come ad esempio la partecipazione a concorsi o gare d’appalto. Non solo. È lo strumento ottimale anche per iscrizioni scolastiche o per le comunicazioni con l’Inps. Le ricevute possono essere utilizzate come prova in caso di contenzioso e pertanto viene utilizzata anche per comprovare l’invio di contratti, disdette, fatture, contestazioni, comunicazioni tra professionisti e aziende.

La PEC come strumento indispensabile

Diventa utile ogni qualvolta si deve mandare (o ricevere) una raccomandata per certificare l’invio di un documento. Per esempio quando si deve ricevere:

  • una fattura elettronica da usare per il rimborso fiscale
  • una comunicazioni dalla Pubblica Amministrazione
  • una multa. Rilasciando la propria PEC al momento dell’infrazione, la comunicazione sarà trasmessa tramite PEC risparmiando così le spese di notifica.
  • una comunicazioni tra amministratore e condomini

Oppure quando si deve inviare:

  • la candidatura per un posto di lavoro
  • una comunicazioni tra amministratore e condomini

Oppure quando si deve disdire un contratto di locazione.

Tutto questo può essere gestito non solo da computer ma anche da un’app installata su smartphone che permette di spedire o ricevere una comunicazione in qualunque momento e in qualunque luogo. Alla luce di tutti i vantaggi e della comodità d’uso non stupisce il notevole incremento dell’uso della PEC negli ultimi anni. Ad oggi è uno degli strumenti più diffusi per la circolazione di comunicazioni formali dotate di valore legale con oltre 10 milioni di caselle attive.

Cosa costa aprire una PEC?

Viene aperta presso i Gestori autorizzati che garantiscono la sicurezza imposta dalla normativa. L’unico costo da sostenere per avere una Casella di Posta Certificata è quello dell’abbonamento al servizio che si aggira intorno ai 6 euro annui. L’abbonamento non ha vincoli di quantità di messaggi e nemmeno di intensità di invio.

Il primo input alla diffusione della PEC è da attribuire al Decreto Legislativo che la rendeva obbligatoria per aziende, Pubblica Amministrazione e professionisti ma i numeri dimostrano che il suo utilizzo non è dovuto alla normativa o all’obbligo ma alla praticità e affidabilità e la sua diffusione è ben radicata anche tra i privati cittadini.

Concludendo, il futuro sembra segnare una forte evoluzione della PEC che dovrà adeguarsi agli standard di recapito europei RED (Registered Electronic Delivery) introdotti recentemente dall’eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) Una dozzina di sistemi simili opera nell’UE, non interoperabili tra loro, e l’obiettivo è di arrivare ad avere una completa integrazione comunitaria di scambio di posta certificata. Forse non sostituirà il normale invio di posta ma la sua importanza è in continua crescita.

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